Work from Home มาเป็นปีจนร่างยม และดูท่าว่าต้องทำงานอยู่บ้านกันไปอีกยาว ใครว่าทำงานอยู่บ้านง่ายกว่าออฟฟิศ เราว่าไม่จริงเพราะมีปัญหาจุกจิกตามมาสารพัด ทั้งเสียงหมาเสียงรถคอยรบกวนเวลาประชุม กองงานสูงท่วมหัวจนเรียงลำดับไม่ถูก หรือโดนตามงานในแชตไลน์ส่วนตัว แถมเตียงนุ่มๆ ยังเป็นมารผจญมายั่วยวนให้อยากทิ้งตัวนอนอีก!
Urban’s Pick ครั้งนี้ จึงขอปฏิวัติระบบ Work from Home เพื่อให้การทำงานเป็นระเบียบและสะดวกมากกว่าเดิมด้วย 7 ตัวช่วยที่ทำให้การทำงานอยู่บ้านไม่มีสะดุด เรียกว่าคล่องปรื๋อยิ่งกว่าทำงานออฟฟิศแน่นอน! คอนเฟิร์ม!
01 | เลิกคุยงานผ่านไลน์ แล้วมาสร้างเครือข่ายผ่าน Slack
ปัญหาใหญ่ของการย้ายสถานที่ทำงานจากออฟฟิศมาเป็นบ้านคือ ‘การสื่อสาร’ จะคุยงานผ่านอีเมลก็ช้าเกินไป หรือจะคุยงานผ่านไลน์ทั้งแชตส่วนตัวกับแชตเรื่องงานก็ปนกันไปหมด ‘Slack’ จึงเป็นตัวช่วยที่เหมาะสมที่สุดในสถานการณ์แบบนี้ ด้วยสโลแกนของแบรนด์ว่า ‘Where work happens’ (ที่ที่เกิดการทำงาน) ก็รู้ทันทีว่าคิดมาเพื่อแก้ไขปัญหาการสื่อสารในที่ทำงานโดยเฉพาะ
Slack คือซอฟต์แวร์ที่เราคุยกันผ่านแชตส่วนตัวหรือสร้าง ‘Channel’ ขึ้นมาเพื่อคุยกันเฉพาะกลุ่มก็ได้ ทั้งยังแชร์ไฟล์จากแอปพลิเคชันพาร์ตเนอร์เข้าแชตได้ด้วย เช่น Google Drive, Dropbox, Evernote และอีกกว่า 2,200 แอปฯ เลยทีเดียว เรียกว่าอำนวยความสะดวกในการคุยงานขนาดนี้ ลองให้ออฟฟิศย้ายมาคุยงานใน Slack กันดีกว่า
ค่าใช้จ่าย : ฟรี หรือจ่ายเดือนละ 200 บาท/ผู้ใช้ เพื่ออัปเกรดเป็น Plus Plan
ระบบที่ใช้ได้ : Windows | Mac | iOS | Android
รายละเอียดเพิ่มเติม : Slack: Welcome to your new HQ
02 | เป็นอิสระจากสิ่งกวนใจกับ Freedom
สังเกตได้ว่าพอ Work from Home แล้วงานไม่ค่อยเดิน เพราะเข้าโหมดจริงจังเมื่อไหร่ เสียงแจ้งเตือนก็ดังไม่หยุดจนสมาธิกระเจิงทุกที หรือบางครั้งห้ามใจไม่ไหวทำงานนิดต้องเช็กโซเชียลฯ หน่อย ใครงานไม่เดินเพราะแบบนี้ ขอแนะนำให้รู้จัก ‘Freedom’ แพลตฟอร์มออนไลน์ที่ออกแบบมาสร้างเสริม Productivity การทำงานโดยเฉพาะ
การใช้งานของ Freedom เราตั้งได้ว่าต้องการบล็อกเว็บไซต์หรือแอปพลิเคชันไหน เช่น Instagram, Netflix, Tinder, Twitter และอีกมากมาย หรือถ้าต้องการหักดิบ จะบล็อกการเข้าใช้อินเทอร์เน็ตทั้งหมดเลยก็ได้ แถมยังตั้งเวลาได้ว่าอยากบล็อกช่วงเวลาไหน และวันไหนบ้างในสัปดาห์ ถือว่าช่วยจัดระบบการทำงานให้เป็นอิสระจากสิ่งกวนใจจริงๆ
ค่าใช้จ่าย : ฟรี หรือจ่ายเดือนละ 80 บาท เพื่ออัปเกรดเป็นแบบ Premium
ระบบที่ใช้ได้ : Windows | Mac | iOS | Andriod | Chrome
รายละเอียดเพิ่มเติม : https://freedom.to/
03 | สุมหัวออกไอเดียจากบ้านด้วย Miro
ทำงานอยู่บ้านคนเดียวหัวเลยไม่ค่อยแล่นหน่อยๆ บรรยากาศไม่เอื้อให้เกิดไอเดียใหม่ๆ แถมไม่รู้จะหันไปขอคำแนะนำจากใคร โทรปรึกษากันก็ยังไม่เข้าใจเพราะไม่เห็นภาพ ให้ ‘Miro’ แพลตฟอร์มออนไลน์เข้ามาช่วยลดช่องว่างระหว่างเพื่อนร่วมงานลงด้วย Online whiteboard สิ
เมื่อเข้าใช้แพลตฟอร์มแล้ว จะเจอพื้นที่ว่างเป็นเหมือน Canva ที่มีลูกเล่นเป็น Toolkits ต่างๆ ช่วยให้ทุกคนในทีมระดมไอเดียกันได้เต็มที่แบบเรียลไทม์ เช่น Mapping, Sticky note, Dots Cards และเพิ่มรูปภาพจากภาพถ่ายหน้าจอ หรือไฟล์เข้ามาได้ด้วย
นอกจากนี้ ระหว่างคุยงานก็เปิดกล้องมาเจอหน้ากันได้ แถมยังเป็นพาร์ตเนอร์กับอีกหลายแอปพลิเคชัน เช่น Slack, Dropbox, Microsoft Teams, Zoom ฯลฯ แค่นี้ Work from Home ก็ไม่เหงา แล้วยังทำงานได้มีประสิทธิภาพกว่าเดิมอีกด้วย
ค่าใช้จ่าย : ฟรี หรืออัปเกรดเพิ่ม เริ่มต้นเดือนละ 260 บาท/ผู้ใช้
ระบบที่ใช้ได้ : Windows | Mac | iOS | Android
รายละเอียดเพิ่มเติม : https://miro.com/
04 | ประชุมออนไลน์แบบไร้เสียงรบกวนใน Krisp
ประชุมออนไลน์เป็นสิ่งที่เลี่ยงไม่ได้สำหรับ Work from Home ฉันใด เสียงรบกวนระหว่างประชุมก็เลี่ยงไม่ได้ฉันนั้น เพราะไม่ใช่ทุกบ้านจะมีห้องประชุมเก็บเสียงรอบด้าน แต่สิ่งที่ทุกคนมีได้คือ ‘Krisp’ แพลตฟอร์มสำหรับประชุมออนไลน์ที่ตัดเสียงรอบข้างด้วย AI ทำให้ลืมเสียงหมาเห่า เสียงเด็กร้อง เสียงการจราจร จนถึงเสียงพิมพ์บนคีย์บอร์ดไปได้เลย
เพราะจะเหลือแค่เสียงผู้พูดต้นสายและปลายสายเท่านั้น และยังตัดปัญหาเรื่องเสียงก้องเวลาประชุมในห้องปิด หรือเสียงสะท้อนเวลาเปิด Speaker ประชุมกันได้อีกด้วย
อีกปัญหาหนึ่งคือแพลตฟอร์มที่ใช้ประชุมกันมักจะใช้พลังงานมาก ถ้าประชุมทั้งวันไม่รู้ว่าต้องชาร์จแล็ปท็อปกันกี่รอบ เสียค่าไฟอีกไม่รู้เท่าไหร่ Krisp ก็มีโหมดพลังงานต่ำให้เลือก ทำให้ประชุมกันได้ยาวๆ
ค่าใช้จ่าย : ฟรี หรืออัปเกรดเพิ่ม เริ่มต้นเดือนละ 110 บาท
ระบบที่ใช้ได้ : Windows | Mac
รายละเอียดเพิ่มเติม : https://krisp.ai/
05 | จัดระเบียบตารางงานให้ Follow Up ถูกคนแค่ใช้ Asana
พอ Work from Home แล้วตารางงานก็ดูยุ่งเหยิงไปหมด งานไหนมาก่อน โปรเจกต์ไหนมาทีหลัง ทำเสร็จแล้วส่งให้ใครต่อก็จำไม่ได้ เราจึงเลือก ‘Asana’ เว็บแอปพลิเคชันที่เชี่ยวชาญด้านงานประสานโปรเจกต์มาเป็นผู้ช่วยคอยวางแผนให้ง่ายต่อการติดตามการทำงานของคนในทีม
แค่หัวหน้าทีมแจกงานผ่าน Asana งานและโปรเจกต์ต่างๆ ก็จะถูกจัดเป็น List เพื่อให้คนในทีมตามงานของแต่ละวันของตัวเองได้สะดวก และงานนั้นๆ จะจัดเข้า Timeline เพื่อบอกว่างานอยู่ในขั้นตอนไหนแล้ว รวมถึงแบบ Board ที่จัดระเบียบงานของแต่ละคนว่ามีงานไหนที่ต้องทำ กำลังทำอยู่ และทำเสร็จแล้ว นอกจากนี้ Asana ยังสามารถทำงานร่วมกับอีก 100 กว่าแอปฯ ได้ เช่น Google Calendar, Dropbox, Slack และ Microsoft 365 ถือว่าเป็น Project Manager ฝีมือดีคนหนึ่งที่ควรมีไว้
ค่าใช้จ่าย : ฟรี หรือจ่ายเดือนละ 360 บาท/ผู้ใช้ เพื่ออัปเกรดเป็นแบบ Premium
ระบบที่ใช้ได้ : Windows | Mac | iOS | Android
รายละเอียดเพิ่มเติม : https://asana.com/?noredirect
06 | ใช้ทุกวินาทีให้คุ้มค่าไปกับ TimeCamp
ทำงานอยู่บ้านไม่มีใครคอยคุม บางครั้งก้มหน้าก้มตาทำงานจนลืมเวลา หรือเอ้อระเหยนานจนไม่เหลือเวลาทำงาน การบริหารเวลาด้วยตัวเองจึงเป็นสิ่งจำเป็น ให้ ‘TimeCamp’ เป็นเพื่อนคู่ใจยาม Work From Home ช่วยคาดเดาเวลาที่ควรใช้ไปกับแต่ละงานหรือโปรเจกต์ และคำนวณเวลาที่ทำงานหรือเวลาที่ใช้ทำอย่างอื่นในแต่ละวัน
นอกจากนี้เพื่อนร่วมทีมจะเห็นเวลาทำงานในแต่ละวันของกันและกันด้วย โดยเวลาที่ใช้จะแสดงผลในรูปแบบรายงาน เป็นตัวช่วยให้เราจัดการเวลาได้อย่างคุ้มค่ายิ่งขึ้น และช่วยหัวหน้าทีมบริหารเวลาการทำงานในแต่ละโปรเจกต์เพื่อให้เสร็จทันเวลา
ค่าใช้จ่าย : ฟรี หรืออัปเกรดเพิ่ม เริ่มต้นเดือนละ 170 บาท/ผู้ใช้
ระบบที่ใช้ได้ : Windows | Mac | iOS | Android | Web Browser
รายละเอียดเพิ่มเติม : https://www.timecamp.com/
07 | เลขาฯ ส่วนตัวที่จัดการงานให้แบบออโต้ Zapier
เช็กอีเมล ส่งบรีฟงานเข้ากลุ่ม ตั้งเวลาประชุม แจกงานให้ทีละคน เบื่อไหมกับงานยิบย่อยที่ต้องทำเป็นประจำ ยิ่งถ้าลืมทำอะไรไปสักอย่าง งานใหญ่ๆ ก็รันต่อไม่ได้อีก เราจึงเลือกแก้ปัญหานี้ ผ่าน Zapier แพลตฟอร์มออนไลน์ที่ช่วยวางระบบควบคุมอัตโนมัติ (Automation) เพื่อให้งานต่างๆ เกิดขึ้นได้เองโดยไม่ต้องรอสั่งการ อย่างส่งไฟล์จากอีเมลเข้า Cloud Service ทันที หรือแจ้งเตือนทีมใน Slack ว่ามีงานเข้า รวมไปถึงงานจุกจิกอื่นๆ ที่ดำเนินการเป็นทอดๆ อย่างน้อย 2 แพลตฟอร์ม
อีกทั้ง Zapier ยังมีเครือข่ายกับแอปพลิเคชันและแพลตฟอร์มอื่นๆ กว่า 2,000 แอปฯ เช่น Gmail, Google Calendar, Zoom และ Facebook ไม่ว่าเราจะใช้กี่แอปฯ Zapier ก็จัดการให้ได้ง่ายๆ แบบไม่ต้องเขียน Code อะไรให้ยุ่งยากเลย
ค่าใช้จ่าย : ฟรี หรืออัปเกรดเพิ่ม เริ่มต้นเดือนละ 660 บาท (เหมาจ่ายรายปี)
ระบบที่ใช้ได้ : Web Browser
รายละเอียดเพิ่มเติม : https://zapier.com/
Writer
ณฐา คำพิบูลย์
Graphic Designer
